Aufzeichnung von Losungen in der Gastronomie

Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, Registrierkassenpflicht

Ab 1.1.2016 gelten eine generelle Einzelaufzeichnungs- und Einzelerfassungspflicht von Barumsätzen sowie eine Belegerteilungspflicht.

Ursprünglich sollte auch die Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 gelten. Der Verfassungsgerichtshof stellte aber bei einer Prüfung fest, dass frühestens ab dem 1.5.2016 Registrierkassenpflicht besteht.

Für Umsätze bis jeweils € 30.000,00 pro Jahr, die ausgeführt werden

Einzelaufzeichnungspflicht

Alle, auf die keine Ausnahmeregelung zutrifft, haben nun Barumsätze ab dem ersten Euro einzeln zu erfassen. Für sie kommt eine Losungsermittlung mittels Kassasturz nicht mehr in Frage. Falls keine Registrierkassenpflicht besteht, kann die Einzelaufzeichnung z. B. in Form von Paragondurchschriften erfolgen.

Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung regelt die Barbewegungs-Verordnung 2015 für Gruppen, die „mobil“ tätig sind. Wenn für sie Registrierkassenpflicht besteht, können die Umsätze nach Rückkehr an den Betriebsort (ohne unnötigen Aufschub) in der Kasse erfasst werden. Es muss allerdings bei Barzahlung des Kunden ein Beleg ausgestellt und eine Durchschrift davon aufbewahrt werden.

Belegerteilungspflicht

Achtung: Ab 1.1.2016 müssen Unternehmer für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen.

Mindestangaben am Beleg

Bislang gab es lediglich im Umsatzsteuergesetz Bestimmungen, welche Bestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Davon abweichend muss der Beleg nach der Belegerteilungspflicht nun folgende Angaben enthalten:

  1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen, der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
  2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
  3. den Tag der Belegausstellung
  4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
  5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Ab 1.4.2017 muss der Beleg weitere Merkmale aufweisen.

Registrierkassenpflicht

Ursprünglich sollte auch die Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016 gelten. Der Verfassungsgerichtshof stellte aber bei einer Prüfung fest, dass frühestens ab dem 1.5.2016 Registrierkassenpflicht besteht.

Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe

Daher kann diese Verpflichtung z. B. auch Ärzte, Rechtsanwälte oder Landwirte treffen, aber nicht Vermieter und Verpächter.

Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Technische Sicherheitslösung

Die Registrierkassen sind mit technischen Sicherheitslösungen gegen Manipulation zu schützen. Die Registrierkassensicherheitsverordnung ist sehr umfangreich und technisch sehr komplex. Daher beschreiben wir hier nur einige ausgewählte wichtige Punkte näher.

Als Registrierkasse wird jedes elektronische Datenverarbeitungssystem bezeichnet, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von einzelnen Barumsätzen erstellt, insbesondere elektronische Registrierkassen jeglicher Bauart, serverbasierte Aufzeichnungssysteme (auch zur Abwicklung von Online-Geschäften), Waagen mit Kassenfunktionen und Taxameter.

Diese muss laut der Registrierkassensicherheitsverordnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen verfügen.
  2. Jede Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen. Mit einer Signaturerstellungseinheit können auch mehrere Registrierkassen verbunden sein. Jede Registrierkasse muss mit dem frei verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 ausgestattet sein, um die für den maschinenlesbaren Code erforderlichen Verschlüsselungen durchführen zu können.
  3. Jeder Registrierkasse muss eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden.
  4. Die Registrierkasse darf keine Vorrichtung enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann.
  5. Die Nutzung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmer ist nur unter der Voraussetzung zulässig, dass jeder Unternehmer ein ihm zugeordnetes Zertifikat verwenden und die Registrierkasse für jeden Unternehmer ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll führen kann.

Unternehmer müssen die Signaturerstellungseinheiten über FinanzOnline registrieren. Vor dem 1.4.2017 kann die Sicherheitseinrichtung bereits vor der Registrierung in Betrieb genommen werden. Bis zum 1.4.2017 muss dann die Registrierung erfolgen. Wird die Signaturerstellungseinheit erst nach dem 31.3.2017 registriert, muss die Inbetriebnahme innerhalb einer Woche nach der Registrierung erfolgen. Unmittelbar nach der Registrierung muss der Unternehmer die Erstellung der Signatur und die Verschlüsselung des Umsatzzählers mit Hilfe des Startbeleges überprüfen. Wenn diese Punkte nicht ordnungsgemäß funktionieren, muss die Registrierkasse unmittelbar als Registrierkasse mit ausgefallener Signaturerstellungseinheit behandelt werden. Das Prüfergebnis muss protokolliert und mit dem ausgedruckten Startbeleg aufbewahrt werden.

Der Unternehmer oder sein bevollmächtigter Parteienvertreter haben über FinanzOnline oder das für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständige Finanzamt jeden nicht nur vorübergehenden Ausfall und jede Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub bekanntzugeben. Dies ist der Fall bei Diebstahl oder sonstigem Verlust, Funktionsverlust oder Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse.

Jene, die ein geschlossenes Gesamtsystem und mehr als 30 Registrierkassen haben, können mit einem Feststellungsbescheid eine Sicherheitseinrichtung ohne Signaturerstellungseinheit genehmigt bekommen.

Die entsprechenden Vorschriften zum technischen Schutz der Kassen treten mit 1.4.2017 in Kraft.

Hinweis: Falls sie eine Registrierkasse anschaffen, vereinbaren Sie mit dem Händler, dass die Kasse allen ab 1.4.2017 gültigen Anforderungen entspricht bzw. entsprechend nachgerüstet werden kann.

Vergünstigungen zur Anschaffung der Registrierkasse

Wird aufgrund der neuen Registrierkassenpflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem (wie z. B. eine elektronische Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem) zwischen dem 1. März 2015 und dem 31. März 2017 angeschafft, kann Folgendes in Anspruch genommen werden:

Stand: 2. Jänner 2017

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